1. 우리가 없을 떄 처리해주는 최고의 플랫폼, zapier
반복적인 업무에 시간을 쏟느라 정작 중요한 일에 집중하지 못했던 적이 있나요? 매일같이 데이터를 정리하고, 이메일을 보내고, 새로운 고객 정보를 시스템에 입력하는 일들은 귀찮고 비효율적이죠. 바로 이때 Zapier가 등장합니다. Zapier는 자동화의 숨은 챔피언으로, 코딩 없이도 다양한 앱 간의 작업을 연결하고 자동화할 수 있는 노코드 플랫폼입니다. 우리가 자는 순간에도 실시간으로 반복 작업이 쉬워집니다. Zapier를 사용하면 이메일, Slack, Google Sheets, CRM 시스템 등 서로 다른 앱들을 연결하여 반복 작업을 자동화하고, 생산성을 극대화할 수 있습니다. 이번 글에서는 Zapier를 사용하여 비즈니스에서 가장 효과적으로 워크플로우를 자동화하는 방법을 소개하겠습니다.
2. ‘Zap’ 이해하기
Zapier에서 가장 기본적인 개념은 Zap입니다. Zap은 자동화된 워크플로우를 의미하며, 특정 작업이 발생했을 때 이를 기반으로 다른 작업을 자동으로 실행하도록 설정할 수 있습니다. Zap은 두 가지 주요 요소로 구성됩니다:
Trigger(트리거): 자동화를 시작하게 만드는 이벤트입니다. 예를 들어, Google Sheets에 새로운 행이 추가되거나, 특정 이메일이 도착했을 때를 트리거로 설정할 수 있습니다.
Action(액션): 트리거가 발생했을 때 Zap이 실행하는 작업입니다. 예를 들어, Google Sheets에 입력된 데이터가 Slack으로 자동 전송되거나, Gmail에서 자동으로 답장 이메일을 보내는 것입니다.
Zap의 구성 요소란?
Trigger 예시: 새로운 고객이 CRM에 추가되었을 때
Action 예시: 고객 정보를 Google Sheets에 추가하고, 환영 이메일 발송
간단하게 생각하면, 만약 A가 발생하면 B를 실행해라라는 방식으로 모든 Zap을 설정할 수 있습니다.
3.해결 가능한 잠정적 문제들
Zapier를 사용하면 일상적인 비즈니스 작업뿐만 아니라 마케팅, 세일즈, 고객 지원까지 다양한 워크플로우를 자동화할 수 있습니다. 아래는 Zapier가 비즈니스에서 흔히 발생하는 문제들을 해결하는 몇 가지 예시입니다.
1) 새로운 리드가 들어왔을 때
신규 고객이 웹사이트를 통해 연락을 남기면, 이를 수동으로 CRM에 추가하고, 담당자에게 알림을 보내는 작업은 매우 번거롭습니다. Zapier를 사용하여 다음과 같이 자동화할 수 있습니다:
Trigger: 웹사이트 폼에 새로운 리드가 제출될 때
Action 1: 리드 정보를 HubSpot CRM에 자동으로 추가
Action 2: Slack 채널에 새로운 리드 알림 메시지 전송
Action 3: 리드에게 자동 환영 이메일 발송
2) pm관리와 커뮤니케이션
팀원이 Trello나 Asana에 새로운 작업을 생성하면, 이를 이메일로 따로 공유하거나, Slack에 공지하는 일이 필요할 때가 있습니다. Zapier는 이런 수동 작업을 다음과 같이 간편하게 처리할 수 있습니다:
Trigger: Trello에 새로운 카드가 생성되었을 때
Action 1: 해당 작업을 Google Calendar에 일정으로 추가
Action 2: Slack에 작업 알림 메시지 전송
Action 3: Gmail을 통해 작업 담당자에게 알림 이메일 발송
3) 반복적인 데이터 입력 작업
매일같이 새로운 고객 정보를 Google Sheets나 CRM에 수동으로 입력하고 있다면, 이 작업도 Zapier로 자동화할 수 있습니다.
Trigger: 새로운 이메일이 특정 키워드를 포함할 때
Action: 이메일 내용을 추출하여 Google Sheets에 자동으로 행 추가
4. email 마케팅 자동화 사례 확인
이번에는 Zapier를 사용하여 이메일 마케팅 자동화 플로우를 구축해보겠습니다. 이 플로우는 새로운 리드가 유입될 때마다 맞춤형 이메일 시퀀스를 자동으로 발송하고, 고객의 반응에 따라 후속 작업을 실행하도록 설정합니다.
Step 1: 새로운 리드 유입 시 Zap 설정
Trigger: Google Sheets에 새로운 리드가 추가될 때
Action 1: Mailchimp에 새로운 구독자로 리드 정보 추가
Action 2: CRM에 고객 정보를 추가하여 추적 가능하게 설정
Step 2: 자동 이메일 시퀀스 설정
Action 3: Mailchimp에서 자동 환영 이메일 발송 (즉시)
Action 4: 3일 후 제품 데모 소개 이메일 발송
Action 5: 7일 후 고객 후기와 케이스 스터디 이메일 발송
Step 3: 고객 반응에 따라 추가 액션 설정
만약 고객이 데모 이메일을 열지 않았다면:
Action 6: Slack 채널에 리드 리마인더 전송
Action 7: 추가 할인 혜택 이메일 발송
5. 단계가 많다구요? 문제 없습니다.
단순한 1단계 Zap 외에도 Zapier에서는 여러 액션과 조건을 포함한 다단계 자동화 플로우를 구축할 수 있습니다. 이때 조건에 따라 워크플로우가 다른 경로를 따라가도록 설정하여 복잡한 업무 로직을 구현할 수 있습니다.
조건부 워크플로우 설정하기
Zapier의 Filter와 Path 기능을 사용하여 특정 조건을 만족할 때만 다음 작업이 실행되도록 설정합니다.
예를 들어, 리드가 특정 지역에 위치하고 있을 때만 지역 담당자에게 자동 알림을 보내거나, 특정 제품 카테고리의 요청일 경우 다른 이메일 시퀀스를 시작하도록 설정할 수 있습니다.
반복 작업 자동화: 데이터 변환과 연산
Zapier에서는 Formatter라는 강력한 도구를 통해 데이터를 원하는 형태로 변환하고, 간단한 연산도 처리할 수 있습니다.
텍스트 변환: 이메일 주소나 전화번호에서 불필요한 공백을 제거하거나, 문자열을 원하는 형식으로 변환.
숫자 연산: 가격 데이터를 계산하거나, 환율 변환 작업을 자동으로 수행.
날짜 조작: 날짜 형식을 변환하고, 특정 날짜를 기준으로 기간을 계산하여 마감일을 설정.
6. Zapier 고급 과정
Zapier를 더 효과적으로 사용하기 위해서는 다음과 같은 팁들을 활용해 보세요.
1) 미리보기와 디버그 기능 활용하기
Zap을 설정할 때 Test & Review 기능을 사용하여 각 단계가 올바르게 실행되는지 확인합니다.
오류가 발생하면 Zapier의 디버그 메시지를 통해 어떤 부분에서 문제가 발생했는지 파악하고 수정합니다.
2) 특정 작업의 실행 제한 설정법
Zap이 너무 자주 실행되어 문제를 일으키는 경우, Rate Limiting 기능을 사용하여 한 번에 실행할 수 있는 작업 수를 제한할 수 있게됩니다.
예를 들어, Gmail에 새로운 이메일이 도착할 때마다 Zap이 실행되는 대신, 하루에 5번까지만 실행되도록 설정하여 트래픽을 관리할 수 있습니다.
3) API 연동을 통한 고급 기능 활용
Webhooks와 Custom API를 활용하여 맞춤형 Zap을 설정하면 우리가 못쓰는 앱도 사용이 가능해집니다. 이를 통해 Zapier의 기능을 한층 더 확장할 수 있습니다.
7. 결론: Zapier로 시간과 비용을 절약하는 자동화 전략 시작하기
Zapier는 단순한 자동화 도구가 아닌, 비즈니스 효율성을 높이는 핵심 도구입니다. 반복적인 작업을 줄이고, 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 Zapier를 사용해 보세요. 이번 가이드를 통해 여러분의 워크플로우를 더 스마트하고 생산적으로 변화시켜 보세요!
지금 Zapier를 시작하여, 반복적인 업무에서 벗어나 더 전략적인 비즈니스 성장을 이뤄보세요!