1. CRM 시스템 : 고객 관리 솔루션은 소규모 팀에게 필요합니다.
CRM(Customer Relationship Management)은 고객과의 관계를 관리하고, 판매 프로세스를 최적화하는 데 중요한 역할을 합니다. 하지만 기존의 CRM 솔루션은 대부분 비싸고 복잡하여, 소규모 팀이나 스타트업에게는 부담이 될 수 죠. Airtable을 사용하는 것은 비용절감 측면에서도 매우 좋습니다. 이번 글에서는 Airtable을 활용하여 판매 파이프라인 관리, 고객 연락처 관리, 데이터 분석을 할 수 있는 CRM 시스템을 구축해 보겠습니다.
2. CRM 시스템 이해하기
효과적인 CRM 시스템을 구축하기 위해서는 먼저 관리해야 할 데이터를 정의해봅시다. 고객의 구매 기록, 상담 이력, 관심사 등을 체계적으로 정리하면 향후 고객과의 접점을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 여기서 중요한 데이터 항목은 다음과 같습니다:
고객 정보: 이름, 이메일, 전화번호, 회사명
거래 기록: 거래명, 거래 상태(예: 진행 중, 완료, 취소), 거래 금액
고객 문의 이력: 문의 날짜, 상담 내용, 담당자 이름
잠재 고객 데이터: 고객의 관심사, 소셜 미디어 프로필, 잠재 거래 가능성
이 데이터 항목들을 기반으로 Airtable에 각각의 테이블을 구성하고, 각 테이블 간의 관계를 정의해 CRM 시스템의 기초를 세웁니다.
3. CRM 데이터베이스 만들기 : 에어테이블 활용법
Airtable의 장점 중 하나는 Excel처럼 간단한 인터페이스를 제공하면서도 데이터베이스처럼 데이터를 구조화할 수 있다는 점입니다. 다음과 같은 테이블을 설정하여 CRM의 기본 구조를 만들어 봅시다
고객 데이터 (Customers) 테이블
이름(Name): 고객 이름을 입력하는 필드
이메일(Email): 고객의 주요 연락처
연락처(Phone): 전화번호
회사명(Company): 고객이 속한 회사
고객 상태(Status): Active 또는 Inactive로 분류하여 현재 상태 관리
거래 데이터 (Deals) 테이블
거래명(Deal Name): 거래의 간단한 설명
거래 금액(Amount): 거래의 예상 금액
거래 단계(Stage): Prospecting, Negotiation, Closed 등 단계 설정
고객 참조(Customer): Customers 테이블과 연결된 링크드 레코드(Linked Record)
이와 같이 고객과 거래 간의 관계를 정의하면, 각 고객이 현재 어떤 거래를 진행 중인지 한눈에 파악할 수 있습니다.
4. 직관적으로 데이터 시각화 : 데이터 관리법
고객 관리의 핵심은 거래 파이프라인을 효과적으로 관리하는 것입니다. Airtable의 Kanban View와 Gallery View를 사용하여 거래 진행 상황을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
거래 단계별로 시각화
Stage 필드를 기준으로 거래를 카드 형태로 나열하고, 각 거래가 어떤 단계에 위치해 있는지 한눈에 확인합니다.
카드 간 이동이 가능하여, 거래의 진행 상황에 따라 Prospecting에서 Negotiation 단계로 쉽게 드래그할 수 있습니다.
고객 개별 정보 시각화
Gallery View를 통해 고객의 프로필 정보를 시각적으로 표현합니다.
각 고객에 대한 최근 활동 이력이나 주의해야 할 메모를 카드 형식으로 쉽게 볼 수 있도록 설정하여, 데이터의 가독성을 높일 수 있어요
5. CRM의 자동화로 생산성 3배 올리기.
Airtable의 Automation 기능을 사용하여 CRM 시스템을 더욱 효율적으로 운영할 수 있습니다. 자동화 기능을 활용하여 이메일 알림을 보내거나, 특정 조건에 따라 데이터를 자동으로 업데이트할 수 있습니다.
거래 단계 변경 시 자동 알림
거래가 Closed 상태로 변경될 때, 담당자에게 Slack 또는 이메일 알림을 보냅니다.
이를 위해 Trigger를 Record Updates로 설정하고, Stage 필드가 Closed로 변경될 때 Send Email 액션을 설정합니다.
주요 고객 이탈 시 경고 알림
Customers 테이블에서 고객 상태가 Inactive로 변경되면, 관리자가 즉시 대응할 수 있도록 경고 알림을 설정합니다.
이렇게 자동화된 경고 알림을 통해 고객 이탈을 방지하고, 적극적인 고객 관계 관리를 수행할 수 있습니다.
6. 팀 간 의사소통 확대 기능
Airtable은 팀원들이 실시간으로 데이터를 편집하고 주석을 추가할 수 있어, CRM 데이터를 효과적으로 관리할 수 있습니다. 다음과 같은 협업 기능들을 활용하면 팀 간의 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있습니다.
주석(Comment) 기능
각 레코드에 주석을 달아 거래 상황이나 고객의 요구사항을 기록하고 공유할 수 있습니다. 이를 통해 다른 팀원들도 현재 상황을 쉽게 파악할 수 있습니다.
뷰 공유 및 필터 설정
특정 팀원만 접근할 수 있는 뷰(View)를 설정하여 민감한 데이터를 보호할 수 있습니다.
예를 들어, 관리자만 볼 수 있는 Inactive 고객 목록 뷰를 만들고, 해당 고객의 재활성화 전략을 논의하는 용도로 활용할 수 있습니다.
7. CRM 확장 : 외부서비스 연동법
Airtable은 Zapier, Slack, Google Calendar 등 외부 서비스와 연동하여 CRM 시스템의 기능을 확장할 수 있습니다. 다음과 같은 연동 옵션을 활용하면 CRM을 더욱 강력하게 만들 수 있습니다:
Google Calendar와 연동하여 미팅 일정 관리
고객과의 미팅 일정을 Google Calendar와 자동으로 동기화하여, 모든 미팅 기록을 Airtable에서 확인할 수 있도록 설정합니다.
이를 통해 고객의 주요 상담 이력을 통합적으로 관리할 수 있습니다.
Slack 연동으로 실시간 팀 커뮤니케이션 강화
새로운 거래가 생성되거나 고객 상태가 변경될 때 Slack에 알림을 보내 팀원들이 실시간으로 상황을 파악할 수 있도록 합니다.
이를 통해 거래 진행 속도를 높이고, 팀 내 커뮤니케이션을 강화할 수 있습니다.
8. 결론: Airtable로 CRM 생산성을 높여보세요
Airtable을 활용한 CRM 시스템 구축은 기존의 복잡한 CRM 솔루션을 대체할 수 있는 훌륭한 대안입니다. 데이터 구조 설계부터 거래 관리, 자동화, 협업 기능까지 Airtable의 다양한 기능을 활용하면 소규모 팀에서도 효율적으로 고객 관계를 관리할 수 있습니다. 이번 가이드를 참고하여, 여러분의 팀에 맞는 맞춤형 CRM 시스템을 직접 만들어 보세요! Airtable을 활용한 고객 관리, 이제 복잡하지 않게 시작해보세요.